Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi giảm bớt khá nhiều công việc cho kế toán trong vấn đề báo cáo sử dụng hóa đơn theo quý, theo tháng. Tuy nhiên vẫn còn một số bạn kế toán lúng túng khi bắt đầu sử dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển giao này. Vậy báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có gì khác so với hóa đơn giấy hay không? Bài viết dưới đây sẽ cùng các bạn giải đáp thắc mắc này.
Đối với phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn chức năng kết nối với cổng điện tử của cơ quan thuế thì chỉ cần vài thao tác đơn là báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được gửi tới cơ quan thuế. Trong phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng tạo lập báo cáo hóa đơn cũng như những mẫu báo cáo, biên bản khác liên quan sẽ tự động cập nhật dữ liệu khi kế toán lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy. Báo cáo này sẽ được tự động cập nhật để doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử hoặc in ra để nộp lên cơ quan thuế.
Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn thì phần mềm tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục khác. Doanh nghiệp kiểm tra lại xem đã chính xác chưa để quá trình nộp báo cáo không xảy ra sai sót. Trên phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng kết xuất hóa đơn ra nhiều định dạng file. Tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế mà Doanh nghiệp chọn định dạng file rồi in ra và nộp tại website: nhantokhai.gdt.gov tương tự như hóa đơn giấy hiện nay.
Khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, thời gian sẽ tốn ít hơn so với khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy vì kế toán không phải rà soát và đánh lại từng trang hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử sẽ tự động cập nhật những trang hóa đơn đã sử dụng.
Lưu ý đối với doanh nghiệp đang sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy: Theo quy định của Bộ Tài chính thì một số doanh nghiệp hiện tại có thể sử dụng song song 2 hình thức hóa đơn là hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tuy nhiên doanh nghiệp không được sử dụng cùng 2 hình thức này cho cùng một mã đơn vị hàng hóa bán ra. Tức là hàng hóa A chỉ được xuất 1 hóa đơn điện tử hoặc 1 hóa đơn giấy.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với doanh nghiệp trực thuộc công ty tạm ngưng hoạt động
Theo thông tin tại điểm b Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính thì: Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất. Căn cứ quy định trên thì trường hợp đơn vị trực thuộc công ty tạm ngưng hoạt động, thì đơn vị đó có trách nhiệm vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý đúng quy định. Số hóa đơn còn lại của đơn vị trực thuộc công ty tạm ngưng hoạt động trong thời gian tạm ngưng hoạt động không thuộc trường hợp hủy hóa đơn.
Đưa việc sử dụng hóa đơn điện tử vào nề nếp
Vì sao cần sao lưu khi nâng cấp phần mềm HTKK mới nhất?
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng rộng rãi trong thời gian sắp tới. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đã giúp kế toán cập nhật phần nào để tránh mất nhiều thời gian cũng như tăng hiệu suất trong công việc.
